Producten
DigaBon
Digabon geeft uw onderhoudsdienst een boost
Cafca DigaBon is een geautomatiseerd plannings- en werkbonnensysteem voor buitendienstmedewerkers (HVAC, Electro, Alarm, Koeling, ...).
Werkwijze:
1. U opent met uw laptop, Ipad, tablet de werkbon of planning.
2. U registreert met een start- en stop knop de verplaatsing en werkuren.
3. U selecteert de gebruikte materialen.
4. U vult de nodige gegevens in vooringevulde attesten (reinigings/vebrandingsattest, lektest, 6% attest en andere formulieren).
5. DigaBon mailt de werkbon en/of attesten naar de klant én kantoor.
6. De gegevens worden naar Cafca op 't kantoor verzonden voor verdere verwerking naar een factuur of projectnacalculatie.
|
|
|
De software is ontwikkeld voor tablets (Ipad, Android of Windows) en laptops.
De werkbon is handig te bedienen met de pen, vinger of muis.
Ziehier het voorbeeld van één werkbon met datum, beginuur, werkadres en links de bedieningsknoppen.
1. De bedieningsknop 'Informatie'
2. De bedieningsknop 'Transport'
Het registreren van de rit gebeurt met een "start" en "stop" knop. Transporttijden en KM worden geregistreerd. Aan de hand van de validatie (regie of project) wordt het transport aangerekend.
3. De bedieningsknop 'Werkuren'
Het registreren van de werkuren gebeurt met een "start" en "Stop" knop. De werkuren, werkomschrijving en tarief worden genoteerd.
4. De bedieningsknop 'Producten'
Producten kunnen vooraf door de opsteller van de werkbon ingevuld zijn, maar de technieker beschikt ook over dezelfde bibliotheek om artikelen te selecteren.
5. De bedieningsknop 'Omschrijving van de werken'
Hier leest de technieker de werkomschrijving, die hij verder kan aanvullen. Opmerkingen worden in een apart gedeelte genoteerd.
6. Afdrukken en e-mailen van de werkbon
De werkbon kan op een mobiele printer worden gedrukt of in pdf gemaild naar de mailbox van de klant.
En... het is mogelijk de bon eerst te laten ondertekenen! zie afbeelding hieronder...
7. Handtekening
Onder de preview kan de klant zijn handtekening plaatsen.
8. Invullen van controles en meetwaarden voor het attest
De technieker overloopt een checklist van controles van bijvoorbeeld de ketel en de brander en vult de meetwaarden in. Zo kan er eveneens een
attest gedrukt of gbemaild worden. Deze gegevens worden ook naar de Cafca backoffice verstuurd.
9. Cafca Backoffice
Tot slot drukt de technieker op 'finished' en de werkbon wordt naar Cafca gestuurd, alwaar ze wordt verwerkt naar de facturatie of nacalculatie.
U kan deze module live testen.
Stuur een e-mail met uw gegevens naar mobielewerkbon@cafca.be
Wij beantwoorden uw e-mail met de logingegevens.
Alvast een woordje uitleg...
buitendienst
'Cafca Mobile' is een geautomatiseerd planning- en communicatiesysteem voor mobiel personeel. Mobiele technologie is vooral interessant voor installatiebedrijven waarvan de (meeste) werknemers voornamelijk buiten het bedrijf actief zijn voor herstellingen, onderhoudsbeurten en werven.
webbased
'Cafca Mobile' is webbased, dat wil zeggen dat de applicatie kan worden bediend vanaf elke werkplek met internettoegang. Installatie van software is niet nodig. Dit betekent niet dat iedereen zomaar de webapplicatie kan benaderen: om toegang te krijgen moet worden ingelogd.
papierloos
'Cafca mobile' vervangt de papieren werkbon. In plaats daarvan krijgt de monteur de beschikking over een zgn. PDA, BlackBerry, Portable die via GPRS een verbinding kan maken met de webapplicatie, zodat de monteur op de werkplek gegevens van de werkbonnen die aan hem of haar zijn toegewezen, kan bekijken en kan aanvullen met informatie over het uitgevoerde (of in uitvoering zijnde) werk. Hij kan tevens de ontbrekende materialen invullen om te bestellen.
bedrijfsproces
In grote lijnen komt het werkproces neer op de volgende praktijkbeschrijving.
Er wordt een melding gemaakt van een storing waarvoor een monteur moet worden ingezet. De binnendienstmedewerker registreert alle relevante gegevens in de centrale database van Cafca en maakt onmiddellijk een (digitale) werkbon aan. Vervolgens wordt de werkbon ingepland op een bepaalde datum en tijd en aan een monteur toegewezen. Zodra de werkbon is toegewezen aan de monteur, heeft de monteur de werkbongegevens tot zijn of haar beschikking op de PDA.
Wanneer de monteur begint aan de uitvoering van de werkzaamheden, registreert hij dit op de PDA, waardoor de administratie hiervan meteen op de hoogte is. Na voltooiing van het werk, vult de monteur alle gegevens omtrent de uitvoering, zoals verplaatsing, werktijd en materialen en een beschrijving van de werkzaamheden, in op de digitale werkbon op de PDA, zodat ook deze gegevens per direct beschikbaar zijn voor de administratie.
Vanaf het moment dat de monteur de digitale werkbon heeft ingevuld, kan de administratie meteen de factuur opsturen of de gegevens toevoegen aan zijn project voor de nacalculatie.
Het overtikken van geschreven rapporten is voorbij, evenals het uitpluizen van materialen en slecht geschreven teksten. Dit proces is uitermate efficiënt en vermindert de kans op fouten. Ook hoeft de monteur niet eerst naar 'de zaak' om de werkbonnen op te halen, maar kijkt voor vertrek op de pda, om te zien waar het eerste werk is gepland.
Omdat alle gegevens over de meldingen en de werkbonnen worden opgeslagen in de centrale database van Cafca, zijn deze gegevens bij uitstek geschikt om er managementinformatie aan te onttrekken, zoals uren/kosten, prestaties, storingsgeschiedenis, etc.
Ook voor zelfstandige installateurs
Cafca Mobile heeft vandaag ook succes bij kleine installateurs, want de kennis van de patroon, die de werkbon zelf invult wordt meteen overgedragen aan de vrouw die nog enkel de factuur afdrukt en opstuurt. Lange avonden besteden aan de facturatie is voorbij en kunnen nu anders besteed worden…
