Producten
Document scanning
CAFCA voorziet in de module "DOSSIERS" reeds de mogelijkheid om voor elk project een electronisch dossier op te bouwen (van prijsvraag opdrachtegever tot definitieve oplevering).
Hieromtrent hebben we een aantal tools gemaakt om de verhuis van documenten naar het electronisch dossier te vergemakkelijken en te versnellen:
* In Outlook e-mails voorziet Cafca een knop 'dossiers' waarbij u een e-mail naar een dossier kunt slepen.
* In Word en Excel voorziet Cafca een knop 'dossiers' om deze documenten versneld in een dossier te bewaren.
* In Windows Verkenner voorziet Cafca een functie om elk type document te verslepen naar het gewenste dossier.
Hoe gaat Cafca om met documenten die moeten gescand worden?
"Cafca document scanning" voorhoogt deze automatisering in 2 facetten:
I. DOSSIERDOCUMENTEN (lastenboeken, technische fiches, facturen, getekende goedkeuringen, receptiebonnen, ...)
Plaats uw documenten op de bladvoeder van de scanner en ze worden volautomatisch door barcodeherkenning als pdf in het respectieve dossier bewaard.
Zo beschikt u zonder moeite over een "paperless" dossier van elk project. Snel beschikbaar voor iedereen, geen overbodige tijd in manuele archivering en ruimtebesparend.
Bovendien beschikt de scannersoftware over tools om te zoeken op woorden in al uw dossiers.
II. WERKBONNEN (getekende werkbon en bijbehorende documenten)
Plaats uw getekende werkbonnen met bijbehorende documenten (attesten, ...) op de scanner en ze worden volautomatisch door barcodeherkenning aan de respectieve werkbon in Cafca gekoppeld.
Zo beschikt u snel en handig over de correcte documenten ingeval de klant hierom vraagt.
Werkwijze voor systeem
I. DOCUMENT SCANNING VOOR DOSSIERS
- Druk in de module Dossiers etiketten af voorzien van beschrijving en een barcode.
- Kleef op de eerste pagina van uw papierenbundel (lastenboek, technische fiches, enz...) een dossieretiket met barcode.
- Herhaal dit voor de papierbundel van een ander dossier
- Leg deze bundels op de papiervoeder van de scanner
- Druk op ‘start’ en de documenten worden in een snel tempo gescand.
- Aan de hand van het dossieretiket met barcode weet de scanner voor welk dossier de scan bestemd is.
- Neem een kijkje in de ‘Browse’ van uw Cafca dossier en u stelt vast dat de bundel netjes is gescand en als pdf bewaard in de juiste map.
Werkwijze: zie film in tabblad 'afbeeldingen'
II. WERKBON SCANNING
- U kan de werkbonafdruk laten voorzien met een barcode in de rechterbovenhoek.
- De ingevulde werkbon komt getekend terug.
- Leg deze bonnen op de papiervoeder van de scanner.
- Druk op ‘start’ en de werkbonnen worden gelinkt aan de respectieve werkbon in Cafca.
